PENERIMAAN TAGIHAN ONLINE
Pelajari cara menggunakan aplikasi cloud sehingga tim Anda dapat mengelola tagihan vendor dari jarak jauh selama COVID-19.
Berencana memberikan pengumuman seperti ini kepada vendor anda?
Dear Vendor,
Sehubungan dengan berlangsungnya pandemi Covid-19 di Indonesia, maka dengan ini kami ingin menyampaikan kebijakan terkait pengiriman invoice ke perusahaan kami.
Mohon mengirimkan invoice dan dokumen pendukungnya dalam bentuk soft copy terlebih dahulu ke email finance@example.com supaya mempercepat proses input invoice ke dalam system kami. Mohon tuliskan judul email dengan “Nama Vendor – Nomor Invoice“. Dan lampirkan dokumen-dokumen dalam email:
– Invoice
– Faktur Pajak jika PKP
– Purchase Order
– Surat Jalan
Untuk semua dokumen hard copy tetap dikirim ke alamat kantor pusat seperti biasa untuk kami validasi
Mungkin Anda akan memiliki keluhan yang sama :
"Padahal sudah diinformasikan harus mengirim lima jenis dokumen yang sudah kami umumkan sebelumnya, tetapi ketika vendor mengirimkan email data tidak lengkap, dan kami harus mengingatkan kembali. Sehingga harus lebih dari satu kali pengecekan"
"Menerima email dari puluhan vendor saja sudah bikin pusing, apalagi kalau memiliki ribuan vendor seperti di perusahan kami. Kasus email penuh, email tidak diterima karena masuk spam, email tidak berhasil dikirim karena size terlalu besar, dan kasus-kasus lainnya."
"Kami kesulitan untuk mencari email-email mana saja yang sudah kami anggap tuntas. Sehingga kadang kami memproses email yang sama lebih dari satu kali. Dan kadang terjadi sebaliknya, kami tidak membuka email yang seharusnya dibuka. Dan ketika invoice fisik (hard copy) diterima, kami harus melakukan matching antara digital dan fisik yang pengerjaannya memakan waktu. Karena kebijakan kantor kami pembayaran dapat dijalankan setelah invoice fisik diterima."
Di masa Pandemi Covid-19 ini, kita dihadapkan kebijakan bekerja di rumah. Beberapa pekerjaan dapat kita lalui tanpa kendala. Tetapi bagaimana kita menerima tagihan dari supplier/vendor? Selama ini dilakukan dengan tukar faktur secara hard copy, dan kita melakukan rekonsiliasi pencatatan utang menggunakan dokumen fisik yang diterima.
Tetapi keadaannya kita tidak lagi bisa mengakses dokumen fisik secepat dulu. Karena dengan kondisi saat ini mungkin kita dapat mengambil dokumen fisik di kantor satu minggu sekali, atau bahkan satu bulan sekali. Sehingga jika kita terlambat melakukan rekonsiliasi faktur, perusahaan bisa terlambat melakukan pembayaran tagihan.
Saat ini sudah banyak perusahan yang melakukan kebijakan agar vendor tetap mengirimkan dokumen fisik. Namun agar mempercepat pembukuan utang, vendor juga diminta untuk mengirimkan salinan digital (soft copy) AP Invoice melalui email. Sehingga data dapat dimasukkan saat itu juga.
Sayangnya walaupun data dengan mudah didapat namun menggunakan email sangat menyulitkan, apalagi jika setiap hari kita menerima email tagihan yang banyak. Ditambah lagi vendor tidak lengkap mengirimkan dokumen sampai dengan revisi yang dilakukan oleh vendor.
DropInvoice hadir untuk memudahkan pengelolaan tagihan Anda. Vendor tidak lagi mengirimkan email, namun melakukan upload ke aplikasi yang formulirnya sudah Anda siapkan. Anda dapat dengan mudah melakukan review dokumen-dokumen yang masuk, dan tersedia filter sehingga Anda dapat mencari dokumen lebih cepat.
Bahkan pada saat Anda menerima dokumen fisik, Anda dapat melakukan scan QR tanda terima upload (yang dihasilkan sistem ketika vendor melakukan upload). Dan dengan mudah Anda dapat melakukan pencocokan/matching soft copy dan hard copy dengan sangat cepat, cukup melakukan scan QR menggunakan scanner 2D. Jika Anda tidak memiliki scanner kami juga menyediakan pencocokan melalui pengetikan yang efisien.
Bagian terbaiknya adalah, DropInvoice dapat Anda gunakan gratis.
Silahkan pelajari fitur-fitur aplikasi kami dibawah.
CARA KERJA
- Sebagai Admin, Anda mendaftarkan perusahaan ke aplikasi DropInvoice.com
- Edit formulir invoice sesuai kebutuhan data dari Vendor. Misalnya Upload Surat Jalan, Purchase Order
- Informasikan Subdomain Anda ke Vendor.
https://PerusahaanAnda.DropInvoice.com - Kemudian Vendor dapat daftar di portal perusahaan Anda
- Vendor mengisi dan melakukan unggah dokumen invoice dan pendukung sesuai formulir yang telah Anda buat
- Anda dapat melihat invoice yang diupload dan jika sesuai Anda dapat menerimanya. Sebaliknya Anda juga dapat mengembalikannya, dan vendor akan mendapatkan notifikasi pengembalian
- Vendor secara paralel akan mengirimkan invoice fisik jika diperlukan ke alamat yang telah Anda tentukan
- Anda melakukan pencocokkan antara dokumen digital Anda dan dokumen Fisik
Fitur-Fitur DropInvoice
URL dengan Subdomain Khusus
Daftarkan alamat subdomain Anda menggunakan identitas organisasi Anda (https://PerusahaanAnda.dropinvoice.com)
Ubah formulir invoice sendiri
Anda dapat mengubah formulir invoice Anda sendiri dengan isian-isian atau file-file yang Anda butuhkan. Kami menyadari bahwa setiap perusahaan memiliki persyaratan tagihan yang berbeda-beda
Unlimited Vendor & Unlimited AP Invoice
Aplikasi tidak membatasi berapapun vendor Anda yang mendaftar. Anda juga dapat menerima Invoice dari vendor tidak terbatas
Manajemen Invoice
Anda maupun Vendor Anda dapat mencari data dengan mudah menggunakan filter-filter yang sudah kami sediakan. Sehingga Anda dapat menemukan data dengan lebih cepat berapapun jumlah transaksi Anda
Akses status dokumen
Anda dapat mengetahui status invoice yang diupload oleh vendor. Dan Anda dapat menerima atau mengembalikan invoice ke vendor dengan menuliskan alasan pengembalian
Soft Copy & Hard Copy Matching
Ketika Anda telah menerima tagihan cetak, Anda dapat melakukan pencocokkan antara salinan digital dan cetak dengan menggunakan scanner 2D atau mengetikkan nomor dokumen sistem
Share dokumen yang diterima
Bagikan dokumen yang Anda terima ke rekan lainnya tanpa memiliki akses aplikasi melalui email atau media lainnya.
Download dokumen lengkap
Dokumen-dokumen dan lampirannya dapat diunduh massal dengan mudah dalam sekali klik. Arsipkan semua data dan lampirannya yang diterima, dengan struktur yang mudah untuk dibaca saat offline.
Aplikasi untuk diakses Vendor
Vendor akan memiliki login sendiri untuk mengakses data secara mandiri, dan dapat melakukan upload invoice dan dokumen lainnya serta melakukan revisi jika diperlukan. Selain itu melihat status penerimaan soft copy, hard copy sampai dengan melakukan revisi dokumen. Status penerimaan juga dapat dilihat oleh vendor, sehingga tidak perlu melakukan konfirmasi diluar aplikasi
Notifikasi
Vendor dapat mendapatkan notifikasi jika ada dokumen yang dikembalikan dan melihat alasannya. Sehingga vendor dapat melakukan koreksi dengan membuat ulang dari awal
Print receipt
Setelah vendor melakukan submit dokumen, vendor dapat mencetak Receipt Document berisikan QR Code dari aplikasi untuk mempermudah dan mepercepat pencocokkan ketika dokumen fisik sudah Anda diterima
Pengembangan fitur
Fitur-fitur lainnya akan terus bertambah mulai dari validasi eFaktur ke DJP, dinamis workflow, integrasi dengan aplikasi lain, OCR, dan lain-lain. Kami akan menginformasikan ketika tersedia fitur baru. Jika Anda memiliki saran, jangan ragu kontak support kami melalui form dibawah
FITUR AKAN DATANG
- Validasi eFaktur ke DJP
- OCR (Optical Character Recognition)
Siapa yang menggunakan DropInvoice?
Team DropInvoice telah berpengalaman lebih dari 5 tahun di bidang aplikasi accounting & perpajakan. Kami mengawali dengan membuat aplikasi-aplikasi perpajakan secara custom sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mulai dari Faktur Pajak Masukan dan Keluaran sampai dengan Bukti Potong. Berbekal pengalaman ini, kami merumuskan dan mengembangkan aplikasi DropInvoice untuk dapat digunakan untuk publik, sehingga Anda tidak perlu membuat aplikasi sendiri untuk memudahkan dan mempercepat kinerja departemen Anda.
Saat ini kami telah meluncurkan beberapa fitur penting. Kami akan terus meluncurkan fitur-fitur lainnya. Kami selalu responsif terhadap dinamika dunia yang berhubungan dengan tax & accounting, sehingga DropInvoice akan selalu mengikuti perubahan-perubahan yang terjadi dan akan selalu diperbarui.
Jika Anda memiliki saran untuk DropInvoice, silahkan sampaikan kepada kami melalui form Contact Us atau melalui whatsapp, Team support kami akan membantu Anda. Silahkan gunakan secara gratis dengan Registrasi akun untuk perusahaan Anda.
